Грантовий компас: як підготуватися та здобути фінансування для проєкту (частина 2)

Продовжуємо цикл публікацій про секрети грантової та проєктної майстерності. Тож після того, як ви визначились із загальним змістом та головними компонентами проєкту, з потенційним грантодавцем і конкретним конкурсом (див. частину 1 “Грантового компасу”), настав час детального опрацювання й безпосереднього подання грантової заявки. На цьому шляху на вас чекатиме:

11. Підготовка детального опису проєкту.

Підготувати опис проєкту згідно з вимогами конкретної аплікаційної форми. У кожного грантодавця та фактично за кожним конкурсом буде своя, унікальна форма грантової заявки. Тож завантажуєте правильні актуальні файли й прописуєте там все, що вимагається. Ретельно ще раз читаєте й враховуєте всі рекомендації щодо мови, форми, змісту, кількості слів, знаків тощо. Обсяг повного опису проєкту може бути різним — умовно від 5 до 20 сторінок. Буває й більше, але не так часто, лише в системних проєктах на декілька мільйонів чи десятків мільйонів доларів.

Тривалість: 3-10 днів (залежно від вашої майстерності, пропонованого змісту та наявної інформації).

12. Підготовка бюджету проєкту.

Розробляємо бюджет проєкту відповідно до вимог. Всі форми бюджету знову ж таки різні. Зазвичай це окремий файл в форматі Excel, але можуть бути нюанси. Залежно від змісту та обсягу проєкту й вимог щодо деталізації бюджету варто буде визначити від 10 до 50 позицій витрат за різними категоріями, видами діяльності, заходами тощо. На цьому етапі також можуть знадобитись додаткові консультації з партнерами для уточнення обсягу та змісту закупівель, вартості товарів/робіт/послуг, збирання цінових пропозицій тощо.

Тривалість: 2-5 днів (залежно від вашої майстерності, пропонованого змісту та наявної інформації). Навіть для умовно простої форми бюджету обов’язково виділіть не менше одного робочого дня, бо часто “простою” вона лише здається. Тим більше, для прикладу, якщо подаєте документи англійською мовою.

13. Визначення ГО та партнерів для подання грантової заявки.

Залежно від вашого досвіду та спеціалізації громадської організації (чи іншого подавача заявки), наявності партнерів чи вказаних грантодавцем обмежень, це може бути окремим етапом в процесі подання заявки. Оберіть організацію-подавача (якщо маєте такий вибір), що найбільше відповідає вимогам грантодавця та умовам конкурсу. Тож вам належить остаточно визначитись з громадською організацією та партнерами, від імені чи за участі (в інтересах) яких буде подано грантову заявку. Додатково ще раз перегляньте й врахуйте всі вимоги, які пред’являються грантодавцем. Тут може бути потрібний час для збирання реєстраційних документів, листів підтримки, оформлення рішення органу управління ГО про участь у проєкті чи виконання інших формальностей.

Тривалість: 2-3 дні.

14. Збір та оформлення додаткових документів для проєктної заявки.

За кожним грантом доведеться зібрати та оформити комплект документів, які зазвичай додаються до проєктної заявки. Це може включати реєстраційні документи та резюме організації, резюме команди та експертів/тренерів/консультантів проєкту (5-10 осіб), додаткові обґрунтування бюджету проєкту та вартості закупівель, розрахунки, листи підтримки, фотографії та інші документи, залежно від контексту конкурсу, змісту проєкту та інших вимог. Завірити копії, зробити скани, скріни тощо. Погодити документи з партнерами.

Тривалість: 2-7 днів.

15. Фінальна перевірка та надсилання документів грантодавцеві

Остаточно перевірити та надіслати комплект документів на розгляд грантодавцеві. Переважно це робиться в електронній формі, але за деякими конкурсами, особливо при фінансуванні з державного/місцевого бюджету чи через посольство іноземної держави, можуть вимагати й повний паперовий пакет документів. Відповідно всі печатки, підписи тощо в такому разі мають бути “живими”. Іноді може знадобитися заповнення додаткової реєстраційної/аплікаційної форми на сайті грантодавця чи іншому сервісі. Все це буде прописано у правилах подання заявки.

Важливо! Не відкладайте надсилання заявки на останній-найостанніший день і годину!

Тривалість: 1 день.

16. Додатково: попередня підготовка та подання концепції проєкту.

Якщо конкурс проводиться у два чи більше етапів, може знадобитися попередня підготовка та подання загальної (короткої) концепції проєкту. Цей етап передбачає створення загального опису проєкту, який слугуватиме введенням до подальших етапів деталізації та розробки. Відповідні вказівки та форми ви знайдете у грантодавця.

Тривалість: 2-10 днів (оскільки концепція може видатись не такою вже й короткою).

17. Додатково: переклад аплікаційної форми, бюджету та доданих документів англійською мовою.

Якщо це прямо передбачено умовами конкурсу або є доцільним у даному випадку, може знадобитися переклад аплікаційної форми, бюджету та доданих документів англійською (чи іншою) мовою. Це необхідно для забезпечення відповідності всіх матеріалів вимогам грантодавця.

Тривалість: 3-5 днів, залежно від майстерності перекладача. Врахуйте, що документи, перекладені через сервіси гугл чи в інший “машинний” спосіб грантодавцями зазвичай не розглядаються.

18. Додатково: Запити на додаткову інформацію чи документи, онлайн-зустрічі з грантодавцем, інша додаткова (проміжна) робота.

Додаткові запити на інформацію, запрошення на онлайн-зустрічі з грантодавцем та інші проміжні заходи можуть бути необхідні для уточнення деталей проєкту. Ця робота проводиться індивідуально і залежить від конкретних умов конкурсу та вимог грантодавця.

Тривалість: 1-2 дні (не враховуючи час для очікування чи організації таких зустрічей).

19. Відстеження результатів розгляду проєктної заявки.

Після подання заявки важливо відстежувати результати розгляду, які зазвичай можуть бути оголошені грантодавцем через офіційне повідомлення або лист. Іноді це вимагає додаткового запиту для отримання актуальної інформації. В окремих випадках на результати розгляду доведеться зачекати декілька місяців. Найдовший термін з нашої особистої практики — майже рік. У разі відмови у фінансуванні проєкту дехто з грантодавців взагалі про це не повідомляє чи повідомляє із значною затримкою. Тож наберіться терпіння і не зупиняйтесь — готуйте тим часом інший проєкт на інший конкурс.

Тривалість: 1 день

20. Затвердження та підготовка до впровадження проєкту

У випадку схвалення проєктної заявки, проводиться детальне опрацювання всіх документів та вимог, які необхідно виконати перед початком впровадження проєкту. Це включає підписання грантової угоди, відкриття рахунків та інші адміністративні етапи.

У разі відмови проведіть аналіз можливих причин, хоча інформація про причини відмови зазвичай грантодавцем не надається. Отриманий досвід у будь-якому разі буде корисним для майбутніх заявок.

Тривалість: 2 дні

Загальні часові рамки:

В цілому, якщо все порахувати, вам знадобиться від 20 до 60 днів на виконання всіх етапів для підготовки однієї якісної грантової заявки Кількість часу залежить переважно від складності та обсягу документів, які необхідно подати. Також враховуйте час на комунікації, погодження, отримання інформації та документів від партнерів тощо.

Тепер ви знатимете майже все про ту роботу, яку необхідно виконати для отримання грошей на реалізацію вашого проєкту. Успішного й переможного грантування кожному й кожній з вас! Але пам’ятайте, що тепер починається найголовніше і найскладніше. Як виконати проєкт таким чином, щоб і для суспільства користь була, і для себе сформувати позитивну грантову історію, і не наїстись досхочу “перших млинців”.